Tijd om je algemene voorwaarden onder de loep te nemen?
December 2025 - Vanaf 1 januari 2026 worden e-facturen verplicht voor b2b-transacties tussen Belgische btw-plichtigen. Dat betekent dat facturen moeten worden verstuurd én ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat (zoals via Peppol), en dat een pdf via e-mail niet langer volstaat. Deze wijziging is het ideale moment om je algemene voorwaarden (AV) onder de loep te nemen. Sterke AV beschermen je onderneming, verduidelijken afspraken en zorgen voor een vlottere administratieve afhandeling.
1. Bezorg je AV tijdig en zorg voor geldig bewijs van aanvaarding
Je AV zijn slechts afdwingbaar als ze vóór het sluiten van de overeenkomst worden bezorgd. Verwijs er dus naar in je offerte, bestelbon of eerste correspondentie. Leg ook de aanvaarding vast: een handtekening, een e-mailakkoord of een aangevinkte checkbox in een online portal volstaat. Ook in b2b blijft dit de veiligste aanpak.
2. Maak van je AV echt maatwerk
Vermijd standaardteksten van het internet. Je AV moeten aansluiten bij jouw onderneming: levertermijnen, betalingsvoorwaarden, softwarevereisten voor e-facturen, risico’s binnen jouw sector … De overgang naar e-facturatie is daarbij een extra reden om de inhoud grondig af te stemmen op je eigen werking.
3. Wees helder over reikwijdte en toepassingsgebied
Geef duidelijk aan voor wie de voorwaarden gelden (bv. uitsluitend b2b). Specificeer welke diensten, producten en contracten gedekt worden en welke uitzonderingen bestaan. Als je enkel factureert aan btw-plichtige ondernemingen, kun je dat uitdrukkelijk opnemen.
4. Gebruik begrijpelijke taal
Hoe eenvoudiger je AV, hoe minder interpretatieproblemen. Vermijd juridisch jargon en wees concreet over wijzigingen in je facturatieproces, bijvoorbeeld: hoe de klant de elektronische factuur ontvangt, welke stappen hij moet volgen en wat jij precies levert.
5. Verwerk expliciet je e-facturatie- en Peppol-procedure
Dit is een cruciaal element dat vanaf 2026 echt in je AV hoort:
vermeld dat facturen worden verzonden én ontvangen via Peppol of een gelijkwaardig netwerk;
leg het gestructureerde formaat vast (bv. EN 16931 / CEN TS 16931);
bepaal wie verantwoordelijk is voor technische conformiteit;
beschrijf wat er gebeurt als een klant je factuur niet correct kan ontvangen;
voorzie indien nodig een tijdelijk alternatieve procedure.
6. Voeg een fraudewaarschuwing of risicobeperkende clausule toe
Peppol verhoogt de veiligheid, maar sluit fraude niet volledig uit. Neem dus een clausule op dat:
beide partijen verantwoordelijk blijven voor controle van leveranciersgegevens, bankgegevens en Peppol-ID’s;
afwijkende of verdachte communicatie steeds moet worden geverifieerd;
fouten door nalatige verificatie niet automatisch ten laste vallen van de leverancier.
Dit helpt misverstanden en financiële schade voorkomen.
7. Omgaan met afwijkingen en specifieke afspraken
Wanneer je voor een klant andere afspraken maakt dan in je AV staat, noteer dat dan expliciet en schriftelijk. Vermeld welke bepalingen worden vervangen en hoe lang de afwijking geldt.
8. Bepaal het toepasselijk recht en de bevoegde rechtbank
Leg in je AV duidelijk vast welke rechtbank bevoegd is en welk recht van toepassing is. Dit is zeker relevant voor bedrijven die internationaal actief zijn of werken met buitenlandse b2b-klanten via Peppol.
9. Hou je AV actueel en voorzie een wijzigingsclausule
Technologie, regelgeving en e-facturatiestandaarden evolueren snel. Voorzie daarom:
een jaarlijkse evaluatie van je AV,
een clausule die toelaat je AV aan te passen met voorafgaande kennisgeving aan de klant.
10. Laat je AV juridisch controleren
E-facturatie heeft gevolgen voor btw-aftrek, auditsporen, compliance en aansprakelijkheden. Een jurist kan daarom helpen om je AV sluitend, conform en toekomstgericht te maken.
