Zo pak je wanbetalers kordaat én klantgericht aan
December 2025 - Als ondernemer krijg je er vroeg of laat mee te maken: klanten die hun facturen niet op tijd betalen of - erger nog - niét betalen. Hoe pak je dergelijke dossiers professioneel en consequent aan?
Vaak begint een wanbetaling met een onschuldige smoes: de factuur is verloren geraakt in de mailbox, de verantwoordelijke is met vakantie of er wordt gewacht op een andere betaling. Hoe frustrerend dergelijke meldingen ook zijn, het loont niet om meteen de confrontatie met de klant op te zoeken. Als je dit kordaat aanpakt, voorkom je niet alleen cashflowproblemen, maar behoud je ook een goede klantrelatie.
De eerste herinnering: vriendelijk maar duidelijk
Van zodra de betalingstermijn verstreken is, onderneem je best actie. Een eerste betalingsherinnering per e-mail of post laat zien dat je de opvolging ernstig neemt. Houd de toon vriendelijk, maar laat geen ruimte voor twijfel. Je kunt bijvoorbeeld schrijven dat de factuur “vermoedelijk over het hoofd is gezien”, en vragen om binnen zeven dagen te betalen.
Vermeld altijd het openstaande bedrag, het factuurnummer en de vervaldatum, en geef aan wat de gevolgen zijn als de betaling opnieuw uitblijft — bijvoorbeeld dat er administratieve kosten of nalatigheidsintresten worden aangerekend.
Let op als het om een particuliere klant gaat: volgens de wet mag je bij een eerste herinnering geen extra kosten aanrekenen. De consument heeft dan veertien dagen om het verschuldigde bedrag kosteloos te betalen. In zo’n brief moeten verplicht enkele elementen staan, zoals het openstaande saldo, de gegevens van jouw onderneming en de beschrijving van de geleverde producten of diensten.
Bellen werkt vaak sneller
Krijg je binnen enkele dagen na je herinnering geen reactie? Dan is een telefoontje vaak effectiever. Bereid dat gesprek goed voor: noteer factuurnummer, bedrag en de vervaldatum, en denk vooraf na over wat je wilt bereiken.
Bel rustig, toon begrip als de klant een reden aanhaalt, maar blijf bij je standpunt. De verantwoordelijkheid om te betalen ligt immers bij de klant. Lukt het niet om meteen te betalen? Stel dan een concreet afbetalingsplan op, liefst met een tegenprestatie, zoals een kleine compensatie voor de extra administratie.
Na het gesprek bevestig je de gemaakte afspraken altijd schriftelijk — via e-mail of een aangetekende brief. Zo vermijd je misverstanden en heb je bewijs van wat werd afgesproken.
Volhouden zonder toe te geven
Wanneer ook je eerste en telefonische herinneringen niets opleveren, stuur je een tweede — en indien nodig — een derde aanmaning. In die brieven verwijs je naar je eerdere pogingen en geef je duidelijk aan wat de gevolgen zijn bij verdere vertraging.
Bij de derde brief mag je strengere taal gebruiken. Vermeld dat dit de laatste waarschuwing is en dat je het dossier zult overmaken aan een incassobureau als er binnen de opgegeven termijn geen betaling volgt. Zo begrijpt de klant dat het menens is, maar blijft de communicatie professioneel.
De juridische weg als laatste redmiddel
Als ook dat niets uithaalt, kun je de invordering uit handen geven aan een incassobureau of advocaat. Zij zorgen ervoor dat de klant via juridische weg betaalt, inclusief intresten en gerechtskosten. Dat is uiteraard een laatste stap, want de relatie met de klant lijdt er bijna altijd onder.
Voorkomen blijft de beste strategie
Een duidelijk debiteurenbeleid en consequente opvolging van je facturen zijn de beste bescherming tegen wanbetalers. Maak van bij het begin duidelijke afspraken over betalingstermijnen en communiceer die duidelijk. En mocht het toch zover komen: blijf professioneel, consequent en kalm. Zo verhoog je niet alleen de kans op betaling, maar ook de kans dat de klant je in de toekomst blijft vertrouwen.
