Du papier au numérique : préparez votre registre des actions pour l'avenir
Juillet 2025 - De plus en plus d'entreprises belges numérisent leur registre des actionnaires. Qu'est-ce qu'un registre des actions électronique ? Et comment passer correctement du papier au numérique en tant que PME ?
Fin 2023, près de 103 000 entreprises auront déjà placé leurs registres dans eStox, la solution numérique développée par l'Institut des conseillers fiscaux et comptables (ITAA) et la Fédération des notaires (Fednot). Ce sont surtout les sociétés à responsabilité limitée (77 %) qui passent à l'action, suivies par les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés en commandite.
La numérisation des registres d'actions s'inscrit dans une tendance plus large à la simplification administrative, à la sécurité et à la transparence. En quoi consiste exactement un registre des actions électronique ? Et en tant que PME, comment passer du papier au numérique ?
Qu'est-ce qu'un registre des actions et que doit-il contenir ?
Le registre des actions est un document obligatoire pour les sociétés anonymes, les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés de capital-risque, qui indique avec précision qui possède quelles actions et à quel moment. Elle est également recommandée pour les sociétés en nom collectif (VOF) et les sociétés en commandite simple (CommV), bien qu'elle ne soit pas exigée par la loi.
Les informations suivantes doivent figurer dans un registre des actions :
Nombre total d'actions émises, par type
Coordonnées des actionnaires (nom, résidence ou siège social, numéro d'entreprise)
Nombre d'actions par actionnaire, par type
Apports en capital effectués
Restrictions à la portabilité
Transferts et cessions d'actions, avec date
Répartition des droits de vote et des droits aux bénéfices
Toute personne inscrite au registre est réputée être l'actionnaire légitime jusqu'à preuve du contraire. Cela confère au registre une valeur juridique importante.
Du papier au numérique : comment passer ?
L'organe directeur d'une société peut décider à tout moment de passer à un registre des actions électronique. Cela peut se faire même sans mention explicite dans les statuts ou sans l'approbation de l'assemblée générale.
La commutation s'effectue par le biais d'une application numérique sécurisée telle que eStox, qui répond à toutes les exigences légales. Lors d'un changement de fournisseur, il est essentiel de :
Conserver l'ancien registre papier comme preuve des transferts précédents.
Inclure dans les deux registres une clause stipulant que le registre numérique remplace le registre papier.
Tenir compte de la législation GDPR car le registre contient des données personnelles.
Les avantages d'un registre des actions électronique
Efficacité et facilité d'utilisation
Un registre numérique tel que eStox est beaucoup plus facile à mettre à jour qu'une version papier. Vous évitez les marges d'erreur, les données obsolètes et les vérifications manuelles. En outre, la plateforme facilite la gestion correcte des structures de propriété complexes (telles que les actions à droits de vote multiples).
Divulgation entièrement automatisée de l'UBO
L'eStox est lié au registre de l'UBO. Une fois le registre des actions correctement complété, les données nécessaires sont automatiquement transmises, ce qui vous permet de satisfaire aux obligations annuelles de l'UBO sans administration supplémentaire.
Sécurité et discrétion
L'accès au registre numérique est strictement limité aux personnes autorisées telles que les directeurs, les actionnaires, les notaires et les auditeurs. C'est beaucoup plus sûr qu'une version papier, qui peut facilement être perdue ou consultée par des personnes non autorisées.
Accessible partout et à tout moment
Le registre étant stocké dans le nuage, les personnes autorisées peuvent y accéder à tout moment et depuis n'importe quel endroit. Ceci est particulièrement utile lors des assemblées d'actionnaires, des transactions juridiques ou des audits.
Forte valeur probante
Un registre électronique a une grande valeur probante en raison de sa traçabilité et de sa sécurité. En cas de litige juridique ou financier, le registre numérique offre ainsi une sécurité supplémentaire. Important : une adaptation du registre ne signifie pas automatiquement qu'un transfert d'actions est légalement en cours. Cela nécessitera toujours un accord de transfert séparé.
Qu'advient-il de l'ancien registre papier ?
Le registre papier perd son statut officiel dès l'entrée en vigueur du registre électronique. Il est toutefois important de conserver ce document papier au siège de l'entreprise comme preuve des enregistrements antérieurs à la numérisation.
Pour éviter toute confusion ou discussion, il est fortement recommandé d'inclure dans les deux registres une clause indiquant explicitement que le registre numérique remplace le registre papier.
