Il est temps d'examiner de près vos conditions générales d'utilisation ?
Décembre 2025 - À partir du 1er janvier 2026, les factures électroniques deviendront obligatoires pour les transactions B2B entre les assujettis belges à la TVA. Cela signifie que les factures doivent être envoyées et reçues dans un format électronique structuré (par exemple via Peppol), et qu'un pdf envoyé par e-mail n'est plus suffisant. Ce changement est le moment idéal pour passer au crible vos conditions générales de vente (CGV). Des CGV solides protègent votre entreprise, clarifient les accords et garantissent une gestion administrative plus aisée.
1. Remettez vos CGV dans les délais et fournissez une preuve valable de leur acceptation
Vos CGV ne sont exécutoires que si elles sont remises avant la conclusion du contrat. Faites donc référence à ce document dans votre devis, votre bon de commande ou votre correspondance initiale. Enregistrez également l'acceptation : une signature, un accord par courrier électronique ou une case cochée sur un portail en ligne suffisent. Cela reste également l'approche la plus sûre dans le domaine du b2b.
2. Faites de votre audiovisuel un produit sur mesure
Éviter les textes standards provenant de l'internet. Votre AV doit correspondre à votre activité : conditions de livraison, conditions de paiement, exigences logicielles pour les factures électroniques, risques dans votre secteur ... Le passage à la facturation électronique est donc une raison supplémentaire d'aligner le contenu sur vos propres opérations.
3. Être clair sur le champ d'application et la couverture
Indiquer clairement à qui les conditions s'appliquent (par ex. b2b uniquement). Préciser quels services, produits et contrats sont couverts et quelles sont les exceptions. Si vous ne facturez que des entreprises assujetties à la TVA, vous pouvez mentionner explicitement que.
4. Utiliser un langage compréhensible
Plus votre AV est simple, moins il y a de problèmes d'interprétation. Évitez le jargon juridique et soyez précis sur les changements apportés à votre processus de facturation, par exemple : comment le client reçoit la facture électronique, quelles sont les étapes à suivre et ce que vous fournissez exactement.
5. Incorporer explicitement votre procédure de facturation électronique et Peppol
Il s'agit d'un élément crucial qui doit figurer dans votre AV à partir de 2026 :
indiquer que les factures sont envoyées et reçues via Peppol ou un réseau équivalent ;
enregistrer le format structuré (par exemple. EN 16931 / CEN TS 16931) ;
Déterminer qui est responsable de la conformité technique ;
décrire ce qui se passe si un client ne peut pas recevoir votre facture correctement ;
fournir une procédure alternative temporaire si nécessaire.
6. Ajouter une clause d'avertissement de fraude ou d'atténuation des risques
Peppol augmente la sécurité mais n'élimine pas complètement la fraude. Il convient donc d'inclure une clause stipulant que
les deux parties restent responsables de la vérification des coordonnées des fournisseurs, des coordonnées bancaires et des identifiants Peppol ;
les communications anormales ou suspectes doivent toujours être vérifiées ;
les erreurs dues à une vérification négligente ne sont pas automatiquement supportées par le fournisseur.
Cela permet d'éviter les malentendus et les pertes financières.
7. Traitement des écarts et des accords spécifiques
Si vous prenez pour un client des dispositions différentes de celles prévues dans vos CGV, notez-le explicitement et par écrit. Indiquer les dispositions remplacées et la durée d'application de la dérogation.
8. Déterminer le droit applicable et la juridiction compétente
Indiquer clairement dans vos CGV quel tribunal est compétent et quel droit s'applique. Ceci est certainement pertinent pour les entreprises qui opèrent à l'échelle internationale ou qui travaillent avec des clients étrangers via Peppol.
9. Maintenez vos CGV à jour et prévoyez une clause d'amendement
La technologie, la réglementation et les normes de facturation électronique évoluent rapidement. Il faut donc prévoir :
Une révision annuelle de votre AG,
une clause vous permettant de modifier vos CGV moyennant une notification préalable au client.
10. Faites contrôler légalement votre GTC
La facturation électronique a une incidence sur la déduction de la TVA, les pistes d'audit, la conformité et les responsabilités. Un avocat peut donc vous aider à rendre vos CGV concluantes, conformes et tournées vers l'avenir.
