Comment traiter les mauvais payeurs avec fermeté et dans le respect du client ?
Décembre 2025 - En tant qu'entrepreneur, vous serez tôt ou tard confronté à ce problème : des clients qui ne paient pas leurs factures à temps ou - pire - qui ne paient pas du tout. Comment aborder ces dossiers de manière professionnelle et cohérente ?
Souvent, le non-paiement commence par une excuse innocente : la facture s'est perdue dans la boîte aux lettres, la personne responsable est en vacances ou un autre paiement est attendu. Aussi frustrants que soient ces rapports, il ne sert à rien de confronter immédiatement le client. En s'attaquant résolument à ce problème, vous éviterez non seulement les problèmes de trésorerie, mais vous maintiendrez également de bonnes relations avec vos clients.
Le premier rappel : amical mais clair
Une fois le délai de paiement passé, il est préférable d'agir. Un premier rappel de paiement par courrier électronique ou postal montre que vous prenez le suivi au sérieux. Le ton doit être amical, mais ne laisser aucune place au doute. Par exemple, vous pouvez écrire que la facture a été "vraisemblablement oubliée" et demander le paiement dans un délai de sept jours.
Indiquez toujours le montant impayé, le numéro de la facture et la date d'échéance, et précisez les conséquences en cas de nouveau retard de paiement - par exemple, que des frais administratifs ou des intérêts de retard seront facturés.
Remarque s'il s'agit d'un client privé : la loi ne vous autorise pas à facturer des frais supplémentaires pour un premier rappel. Le consommateur dispose alors de 14 jours pour payer gratuitement le montant dû. Cette lettre doit obligatoirement contenir certains éléments, tels que le solde restant dû, les coordonnées de votre entreprise et la description des produits ou services fournis.
Les appels sont souvent plus rapides
Vous n'obtenez pas de réponse dans les jours qui suivent votre rappel ? Dans ce cas, un appel téléphonique est souvent plus efficace. Préparez bien cet appel : notez le numéro de la facture, le montant et la date d'échéance, et réfléchissez à l'avance à ce que vous voulez obtenir.
Appelez calmement, montrez de la compréhension si le client invoque une raison, mais restez fidèle à votre point de vue. En effet, la responsabilité du paiement incombe au client. Vous ne pouvez pas payer tout de suite ? Élaborez ensuite un plan de remboursement concret, de préférence assorti d'une contrepartie, telle qu'une petite compensation pour le surcroît de travail administratif.
Après l'entretien, confirmez toujours les accords conclus par écrit - par e-mail ou par lettre recommandée. Vous éviterez ainsi les malentendus et aurez la preuve de ce qui a été convenu.
Persévérer sans céder
Si le premier rappel et le rappel téléphonique restent sans effet, envoyez un deuxième - et si nécessaire - un troisième rappel. Dans ces lettres, vous faites référence à vos tentatives précédentes et indiquez clairement les conséquences d'un retard supplémentaire.
À la troisième lettre, vous pouvez utiliser un langage plus strict. Indiquez qu'il s'agit du dernier avertissement et que vous transférerez le dossier à une agence de recouvrement si aucun paiement n'est effectué dans le délai imparti. De cette manière, le client comprend que l'entreprise est sérieuse, mais la communication reste professionnelle.
La voie juridique en dernier recours
En cas d'échec, vous pouvez confier le recouvrement à une agence de recouvrement ou à un avocat. Ils veillent à ce que le client paie par des moyens légaux, y compris les intérêts et les frais de justice. Il s'agit évidemment d'une étape finale, car la relation avec le client en pâtit presque toujours.
La prévention reste la meilleure stratégie
Une politique claire en matière de créances et un suivi cohérent de vos factures constituent la meilleure protection contre les mauvais payeurs. Convenir de conditions de paiement claires dès le départ et les communiquer clairement. Et le cas échéant, restez professionnel, cohérent et calme. Vous augmentez ainsi non seulement vos chances d'être payé, mais aussi la probabilité que le client continue à vous faire confiance à l'avenir.
