N'oubliez pas l'obligation annuelle du registre de l'UBO !
Mars 2026 - En tant qu'entrepreneur d'une PME, vous avez chaque année fort à faire avec les fermetures, les retours et les plans stratégiques. Dans ce flux quotidien d'obligations, une formalité passe déjà à travers les mailles du filet : la confirmation annuelle du registre de l'UBO. Une obligation légale qu'il est préférable de respecter scrupuleusement.
En quoi consiste exactement le registre UBO ?
UBO signifie Ultimate Beneficial Owner, c'est-à-dire le bénéficiaire ultime d'une organisation. Il s'agit des personnes physiques qui contrôlent directement ou indirectement une société, une association sans but lucratif, une fondation ou une autre entité juridique. Il peut s'agir d'un actionnariat, de droits de vote ou d'un poste spécifique au sein du conseil d'administration.
Par le biais du registre UBO, le SPF Finances recueille des informations sur les personnes qui se trouvent réellement "derrière" une organisation. Cette base de données permet de savoir qui tient les cordons de la bourse et quelle est la structure de l'actionnariat.
Ce registre - introduit en 2028 - n'est pas un exercice administratif facultatif. L'objectif est de lutter contre la fraude financière, le blanchiment d'argent et les systèmes occultes. La transparence en matière de propriété est essentielle dans ce domaine. Avez-vous une entité juridique belge ? Vous êtes alors tenu d'enregistrer correctement vos UBO et de tenir ces informations à jour.
Même en l'absence de modifications, vous devez confirmer
Une idée fausse persistante est que vous ne devez agir que lorsque quelque chose change dans la structure de votre actionnariat ou de votre gouvernance. Ce n'est pas correct.
Même s'il n'y a pas eu de changement au cours de l'année écoulée, vous devez confirmer explicitement que les données enregistrées sont toujours correctes et complètes. La confirmation annuelle est une obligation légale distincte.
Ceux qui ne le font pas s'exposent à des amendes administratives allant de 250 à 50 000 euros. Il ne s'agit donc pas d'un détail à prendre à la légère, en particulier pour les PME désireuses de se mettre en conformité.
Quand faut-il passer à l'action ?
La date limite de votre prochaine confirmation est liée à la date de votre précédente validation. Par exemple, si vous avez confirmé le 15 mars 2025, la confirmation ultérieure doit être effectuée au plus tard le 15 mars 2026.
Vous pouvez facilement trouver cette date via MyMinfin. Après l'inscription, accédez à votre dossier d'inscription à l'UBO et consultez la fiche de votre entreprise. Vous pouvez y voir, par entité, la date à laquelle la prochaine confirmation est attendue au plus tard.
Si vous travaillez avec plusieurs entreprises ou mandats, il est préférable de vérifier cette information pour chaque entité séparément. Après tout, un rendez-vous manqué peut rapidement conduire à une surprise désagréable.
Plus précisément, comment se déroule la confirmation ?
La procédure est entièrement numérique. Vous vous connectez via MyMinfin en utilisant eID, itsme ou une autre méthode d'accès reconnue. Sélectionnez ensuite l'entité appropriée, ouvrez la feuille UBO et vérifiez soigneusement toutes les données enregistrées.
Les données sont-elles toujours correctes ? Cliquez ensuite sur "confirmation annuelle" en bas de page. Ensuite, téléchargez ou sauvegardez le document de confirmation. Il est conseillé de le fournir également à votre comptable afin que votre dossier reste complet.
Utilisez-vous un registre numérique des titres tel que eStox ? Dans certains cas, la confirmation de l'UBO est automatiquement traitée par ce système. Néanmoins, il est judicieux de convenir explicitement de ce point avec votre comptable ou votre gestionnaire de dossier. L'automatisation ne vous exonère pas de votre responsabilité.
Un petit effort, une grande tranquillité d'esprit
La confirmation annuelle de l'UBO nécessite peu de temps mais permet d'éviter des pénalités potentiellement élevées. En vérifiant à temps la date de votre prochaine confirmation et en suivant correctement la procédure, vous éviterez des amendes inutiles et resterez dans la légalité administrative.
Vous n'êtes pas sûr de l'enregistrement adéquat ou vous avez des questions concernant votre situation spécifique ? Si c'est le cas, assurez-vous d'en discuter avec votre comptable. Maintenir votre entreprise sur la bonne voie, non seulement sur le plan financier, mais aussi sur le plan juridique.
