Peppol obligatoire à partir de 2026 : quels sont les pièges potentiels à considérer ?
Février 2026 - Depuis le 1er janvier 2026, la facturation électronique via Peppol est la norme pour toutes les factures B2B entre les entreprises belges assujetties à la TVA. Bien qu'il existe une période de tolérance jusqu'à la fin du mois de mars 2026, le cadre juridique est fixe. Quels sont les pièges potentiels ?
Pour de nombreux dirigeants de PME, il ne s'agit pas seulement d'une nouvelle obligation, mais d'un changement fondamental dans la manière dont les factures sont envoyées, reçues et suivies. Finis les PDF dans la boîte aux lettres, les documents papier et les fichiers Excel en vrac. Ceux qui considèrent Peppol comme une simple formalité technique sous-estiment son impact sur les opérations quotidiennes.
Attention aux factures "invisibles”
Peppol assure un échange standardisé et sécurisé des factures entre les systèmes logiciels. Cela permet d'améliorer la qualité des données et de réduire les saisies manuelles, mais cela signifie également que les factures n'arrivent plus "visiblement" comme auparavant. Ils apparaissent directement dans une application. Pour les entreprises qui ne savent pas où chercher, cela peut entraîner des incertitudes et des retards de paiement. En particulier dans les premiers mois suivant la mise en œuvre, un suivi plus strict des factures en souffrance n'est pas un luxe.
Éviter les factures introuvables et les retards de paiement
L'un des risques les plus courants est le sentiment que les factures disparaissent. Non pas parce qu'ils n'ont pas été envoyés, mais parce qu'ils entrent dans un nouveau système. Lorsque les clients ne remarquent pas qu'une nouvelle facture est prête, le paiement ne se concrétise pas.
En novembre et décembre 2025, le développeur de logiciels Teamleader a analysé le comportement de paiement de près de 750 000 factures sortantes, dont environ un quart a été envoyé via Peppol. Il est frappant de constater que les factures électroniques sont payées plus lentement que les factures envoyées par courrier électronique, sans qu'il y ait de différence nette entre les grandes et les petites entreprises. Plus précisément, en décembre 2025, les factures non-Peppol ont été payées après 10 jours selon la médiane, tandis que les factures électroniques via Peppol ont atteint une médiane de 14 jours. En novembre, les factures de Peppol n'ont même pas été réglées pendant 20 jours en moyenne.
Ce problème est principalement d'ordre organisationnel. Les entrepreneurs doivent savoir quel outil ils utilisent, où les notifications apparaissent et qui est responsable du suivi. Des accords internes clairs et un contrôle rapide après les premières transactions Peppol peuvent éviter bien des frustrations.
Se débarrasser des vieilles habitudes
Pendant la phase de transition, de nombreuses entreprises s'en tiennent à des routines familières. Par précaution, ils envoient également une facture Peppol par courrier électronique ou en format pdf. Cela semble sûr, mais provoque l'effet inverse : des documents en double, des contrôles supplémentaires et une plus grande probabilité d'erreurs dans les comptes. Une fois que Peppol est actif, un seul canal suffit. Plus de canaux de communication ne signifie pas plus de sécurité, mais plus de complexité.
Pas d'automatisation complète
Un autre écueil consiste à s'attendre à ce que Peppol prenne automatiquement en charge l'ensemble du processus comptable. Bien que les données arrivent de manière structurée, des contrôles, des approbations et des décisions sur le contenu restent nécessaires. Une facture électronique ne signifie pas non plus une approbation ou un paiement automatique. Les entreprises conservent le droit de contester les factures et les paiements sont toujours effectués par les canaux habituels. Fixez donc des attentes réalistes, afin d'éviter toute déception.
Garantir l'envoi et la réception de la marchandise
De nombreuses PME supposent qu'elles sont "bien sur Peppol", sans savoir exactement si leur enregistrement est pleinement actif. Le statut des factures envoyées n'est pas non plus toujours clair. La facture a-t-elle été effectivement envoyée ? A-t-elle été reçue ? Cette incertitude peut être source de stress et de retards de paiement. La transparence sur le statut des factures et des reçus est donc une exigence fondamentale lors du choix d'un logiciel.
Plus d'outils, plus de complexité
Peppol simplifie l'échange de factures, mais ne résout pas la fragmentation des logiciels. Au contraire, les PME utilisent souvent plusieurs applications pour la facturation, la comptabilité, les paiements et les rapports. Sans vue d'ensemble, l'inefficacité menace. Pour les chefs d'entreprise, il est important de faire des choix évolutifs et de maintenir une collaboration simple avec les partenaires externes, tels que l'auditeur.
Impact administratif des erreurs de facturation
Les corrections sont effectuées dans un environnement Peppol, strictement par le biais de notes de crédit. Une facture erronée ne peut pas être remplacée comme ça. Cela augmente l'impact administratif des erreurs, en particulier lorsque les corrections sont également incorrectes. Des processus de facturation clairs et des contrôles supplémentaires à la source sont donc plus importants que jamais. Moins il y a d'erreurs au départ, moins il y a de travaux de réparation à l'arrivée.
